Синхронизация данных Outlook c базами данных Microsoft SQL Server

Надстройка Gartle CRM позволяет синхронизировать данные Outlook с базами данных Microsoft SQL Server.

Вы можете использовать эти возможности для решения следующих задач:

• Обновление корпоративных баз данных с использованием данных Outlook пользователей
• Обновление данных Outlook пользователей из корпоративных баз данных
• Создание отчетов на основе импортированных данных Outlook
• Обновление документации с использованием ответов по электронной почте
• Создание резервных копий элементов Outlook в базе данных

Gartle CRM имеет гибкие настройки синхронизации и включает готовую к использованию многопользовательскую базу данных для хранения данных Outlook.

Gartle CRM поддерживает две операции:

• Сохранить
• Обновить

Вы можете применить любую операцию ко всем элементам папки, используя меню Сохранить и Обновить группы Синхронизация:

Каждое меню содержит настроенные папки и кнопку Настроить:

Также вы можете применить операцию к определенному элементу с помощью контекстного меню Синхронизация:

Контекстное меню доступно, если установлен флажок Разрешить по умолчанию или Разрешить вручную в правилах синхронизации папок. См. ниже.

Настройка синхронизации

Чтобы настроить синхронизацию, нажмите кнопку Настроить в меню Сохранить и Обновить группы Синхронизация:.

Диалоговое окно настройки выглядит следующим образом:

Gartle CRM позволяет создавать множественные пары синхронизации и определять правила для каждой пары.

Управление парами

Вы можете создать, переименовать или удалить пару синхронизации.

Вы также можете подключиться с новыми учетными данными с помощью кнопки Подключить и удалить текущие учетные данные с помощью кнопки Отключить.

Установите флажок Показать сводку, чтобы отображать сводные результаты операции синхронизации.

Установите флажок Отключить, чтобы временно отключить пару.

Управление правилами

Вы можете настроить правила для каждого почтового ящика, используя раскрывающийся список Почтовый ящик.

Установите флажок Разрешить личное, чтобы разрешить синхронизацию элементов, помеченных как личные.

При необходимости выберите разрешенные и запрещенные для синхронизации категории.

Можно создать и назначить определенные категории для отметки сохраненных или загруженных элементов Outlook. В приведенном выше примере назначается категория "В CRM".

Установите флажок Разрешить по умолчанию, чтобы разрешить синхронизацию всех элементов папки. Надстройка включает такие папки в меню Сохранить и Обновить на ленте.

Пример выше содержит только одну папку "Контакты".

Установите флажок Разрешить вручную, чтобы разрешить синхронизацию выбранных элементов с помощью контекстного меню.

Нажмите Готово, чтобы сохранить изменения, или Отмена, чтобы отказаться.

Создание пары синхронизации

Надстройка Gartle CRM позволяет создавать множественные пары синхронизации.

Чтобы создать новую пару, нажмите кнопку Создать в диалоговом окне Настройка синхронизации, описанном выше.

В следующем диалоговом окне укажите имя новой пары и выберите поставщик данных (в настоящий момент доступен только SQL Server).

Затем нажмите кнопку Подключить.

На первом шаге выберите поставщик данных:

Мы рекомендуем использовать встроенный SqlClient Data Provider.

На следующем шаге подключитесь к базе данных и нажмите кнопку Готово.

Обратите внимание, что предварительно необходимо установить базу данных Gartle CRM для SQL Server. Подробнее см. ниже.

Переименование пары синхронизации

Вы можете переименовать пару в любое время, используя кнопку Переименовать в диалоговом окне Настройка синхронизации, описанном выше.

Укажите новое имя и нажмите кнопку ОК.

Удаление пары синхронизации

Вы можете удалить пару в любое время с помощью кнопки Удалить в диалоговом окне Настройка синхронизации, описанном выше.

Надстройка Gartle CRM запрашивает подтверждение операции.

Обратите внимание, что вместо удаления вы можете временно отключить пару, установив флажок Отключить.

Установка базы данных Gartle CRM

Gartle CRM включает в себя готовую к использованию базу данных для хранения данных Outlook.

База данных содержит таблицы, представления и хранимые процедуры, необходимые надстройке Gartle CRM.

Мы рекомендуем использовать базу данных как есть, без каких-либо изменений, и интегрировать ее с вашими базами данных для обмена данными.

База данных поддерживает SQL Server 2008 или более поздней версии, включая Azure SQL Database. Поддерживается бесплатная версия SQL Server Express.

Чтобы установить базу данных, запустите файл application-install.sql из папки Database загруженного пакета установки надстройки.

Используйте файл application-remove.sql для удаления объектов базы данных.

Добавление пользователей

Чтобы разрешить пользователю читать и записывать данные, включите пользователя в роль gcrm_users.

Ниже приведены инструкции по добавлению пользователей:

https://docs.microsoft.com/ru-ru/sql/t-sql/statements/alter-role-transact-sql?view=sql-server-ver16

Пользователи роли gcrm_users могут читать и записывать только собственные данные и не имеют доступа к данным других пользователей.

Обратите внимание, что администраторы баз данных и разработчики могут читать любые данные.